Delegar tarefas é um dos grandes desafios, e tem uma forma de exemplificar isso. Um dos esportes mais curiosos nas olímpiadas, é a corrida de revezamento em pista. Os corredores tem que passar um bastão a 38km/h em média enquanto o corredor da frente já está em movimento em suas pistas. E eles fazem com que isso pareça incrivelmente fácil. Mas, na verdade, o que eles estão fazendo é extremamente difícil. E é muito parecido com delegar com eficácia.
Delegar tarefas parece fácil – e outras pessoas que sabem fazer isso muito bem, fazem com que pareça fácil – mas passar o bastão com eficácia requer muita confiança, comunicação e coordenação. Ainda assim, se você aprender a delegar – e você fizer isso bem – todos em sua equipe ganham.
Por que é importante delegar?
Como líder, delegar é importante porque você não pode – e não deve – fazer tudo sozinho. Quando você delega, isso ajuda sua equipe. Ela fica mais confiante e ajuda também no avanço profissional das pessoas que trabalham com você. Quando você se torna um líder, você sabe como reconhecer quem sabe e quem não sabe fazer algumas tarefas ou projetos
É claro que delegar tarefas pode aliviar sua carga de trabalho, mas delegar é muito mais do que apenas tirar as coisas do seu prato.
Nesse sentido, todos que trabalham com você podem desenvolver novas capacidades além de ganharem novos aprendizados. Portanto os prepara para mais responsabilidades no futuro.
A delegação também pode ser um sinal claro de que você respeita as habilidades de seus subordinados e de que confia em sua discrição. Os funcionários que se sentem confiáveis e respeitados tendem a ter um nível mais alto de comprometimento com seu trabalho, sua organização e, principalmente, seus gerentes.
Por que os gerentes falham em delegar
Embora os benefícios da delegação sejam óbvios e numerosos, muitos gerentes ainda não conseguem delegar tarefas com eficácia. A realidade é que existem vários mitos e conceitos errados sobre delegar que podem fazer com que alguns líderes tenham medo de passar o trabalho para outros.
Eles acham que delegar tarefas é apenas passar o trabalho para outra pessoa
Os gerentes costumam confundir delegação com dispensa de trabalho. Então, eles não fazem isso e acabam perdendo seu tempo, bem como o tempo e os recursos da empresa.
Delegar tarefas pode ser uma chance de tornar as cargas de trabalho mais gerenciáveis, mas, mais do que isso, pode fornecer oportunidades de ensino realmente valiosas para seus funcionários.
A delegação não é um sinal de fraqueza; é um sinal de um líder forte.
Eles acham que podem fazer melhor
Um estudo descobriu que dois processos psicológicos tornam as pessoas mais relutantes em delegar trabalho:
- o efeito de auto aprimoramento , que é a tendência de um gerente em avaliar um produto de trabalho mais fortemente quanto mais ele está envolvido em sua produção.
- a fé no efeito da supervisão , que é quando as pessoas têm a tendência de pensar que o trabalho realizado sob o controle de um supervisor é melhor do que o trabalho realizado sem tanta supervisão.
Fique atento a esses preconceitos em seu trabalho. Eles podem ser um sinal de que você precisa se concentrar em construir mais confiança em sua equipe.
Eles estão nervosos em deixar ir
Deixar ir pode ser desafiador, mas aceitar que você não pode fazer tudo sozinho é importante.
Desistir de ser o ‘especialista de referência’ exige muita confiança e perspectiva, mesmo nos ambientes mais saudáveis. Lembre-se de que sua equipe quer fazer um bom trabalho e ter sucesso assim como você. Dessa forma, se seus funcionários forem bem-sucedidos, você será bem-sucedido.
Eles estão preocupados que delegar as tarefas demore mais do que apenas fazer o trabalho
Outro obstáculo que geralmente pode aparecer, é a demora para ensinar alguém da sua equipe como fazer uma atividade, ao invés de você mesmo fazer ela.
E embora isso possa ser verdade na primeira vez que você delega a tarefa, depois de algum tempo, a sua dedicação em algumas tarefas ou projetos, automaticamente diminui, já que você não precisa estar tão presente nela.
Imagine que levará oito horas para mostrar para alguém da sua equipe como determinada atividade deve ser feita todas as semanas. Sendo que geralmente leva bem menos tempo para concluí-la.
Depois de decorridas oito semanas após ter treinado outra pessoa para fazer a tarefa por você, você terá recuperado o tempo que gastou treinando e agora terá uma hora extra a cada semana.
Com essa hora extra, você pode se concentrar em um trabalho mais importante, como estratégia, coaching ou desenvolvimento – as coisas que os líderes devem fazer.
Como determinar quando delegar alguma tarefa é apropriado?
Outra barreira comum à delegação é que os líderes não têm certeza de quais tarefas devem ou não delegar. Na carga de trabalho de cada gerente – especialmente os novos – há provavelmente tarefas que você deve realizar e tarefas que deve delegar.
Portanto é recomendado realizar uma auditoria de suas tarefas usando as regras abaixo para descobrir quais de suas tarefas devem ser delegadas:
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Minúsculas:
Tarefas minúsculas são pequenas coisas que levam apenas um pouco de tempo para serem concluídas, mas aumentam com o tempo. Isso pode ser coisas que um assistente pode fazer: agendar reuniões, reservar voos para viagens de negócios ou excluir spam / e-mails de marketing de sua caixa de entrada.
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Tediosas:
Tarefas tediosas são tarefas irracionais, como copiar e colar informações do lead de sua ferramenta de automação de marketing para seu CRM. Tarefas tediosas requerem pouca habilidade e podem ser facilmente delegadas.
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Consome tempo :
As tarefas demoradas são oportunidades de dividir o trabalho em partes menores e delegar partes do trabalho a outras pessoas. Então se você executa regularmente uma tarefa que leva muito tempo, procure oportunidades de repassar segmentos dessa tarefa para outras pessoas.
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Aprendiz:
Você tem tarefas que poderia facilmente ensinar outra pessoa a realizar? Se uma tarefa é inteiramente ensinável – se não requer experiência que só você pode fornecer – é válido delegar tarefas que tem essa característica.
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Terrível em:
Talvez você não tenha habilidades de design, então leva seis vezes mais tempo para criar gráficos para seus posts do que um designer profissional. É melhor delegar essa tarefa a alguém mais equipado para fazer o bem o trabalho e com rapidez.
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Sensível ao tempo:
Talvez fosse melhor se você lidasse com todas as tarefas pertencentes a um projeto urgente, mas se você não tiver tempo para concluí-lo fazendo tudo sozinho, é hora de encontrar maneiras de delegar partes dessa tarefa para outros membros de sua equipe.
Além disso, você pode precisar delegar tarefas que adora fazer, mas que não faz mais parte do seu trabalho.
Se você recentemente assumiu uma função de liderança, pode ter projetos favoritos de seus dias como colaborador individual, mas se agora for função de outra pessoa concluir essas tarefas, é hora de delegar e ensinar essa pessoa a fazer isso por você.
Como Delegar Tarefas Efetivamente
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a delegar de forma eficaz para que sua equipe compartilhe a carga de trabalho e faça progressos que beneficiem a todos.
1. Escolha a pessoa certa para o trabalho
Parte de ser um bom líder é entender os pontos fortes, fracos e preferências de seus funcionários. Então, se você precisar delegar uma tarefa que exigirá muita colaboração para ser concluída, não a delegue a alguém que prefere trabalhar sozinho. Delegue a alguém que prefira colaborar.
Se você conduziu a auditoria recomendada no tópico acima, pode ter uma lista de tarefas que deseja delegar. Dessa forma, você pode considerar sentar-se com sua equipe, examinar a lista e deixar que as pessoas selecionem as tarefas que estão mais interessadas em assumir.
Permitir que as pessoas escolham as tarefas que lhes são delegadas é outra maneira de construir confiança e inspirar o engajamento entre sua equipe.
2. Explique por que você está delegando
Se você está delegando uma tarefa a alguém do nada, é realmente útil quando você fornece o contexto de por que está atribuindo essa responsabilidade a essa pessoa.
Quando você selecionar pessoas para delegar, diga a elas por que você as escolheu especificamente e como você espera que isso as ajude a crescer. Assim, mostre cada tarefa que você está delegando e mostre que essa é uma chance de terem mais obrigações ou ampliar novas capacidades.
3. Forneça as instruções corretas
Todo bom líder que delega, fornece informações básicas e importantes sem micro gerenciamento. Portanto é necessário que você delegue resultados em vez de métodos:
Por exemplo, diga: “Aqui está o que estamos fazendo. Aqui está o que procuramos. Quero que você receba a venda” ao invés de “Acompanhe essas ligações”.
Diga aos funcionários quais são seus objetivos ou marcos que você espera atingir e deixe-os resolver o problema à sua maneira. Ou seja, não procure perfeição ou micro gerenciamento; outra pessoa pode concluir uma tarefa de maneira diferente da sua. Contanto que você obtenha o resultado que procura, tudo bem.
4. Fornecer recursos e treinamento
Você deve garantir que a pessoa encarregada de um trabalho ou projeto tenha as ferramentas e os recursos de que precisa para ter sucesso.
Uma boa regra de treinamento é “eu faço, nós fazemos, você faz” (ou seja, me veja fazer isso, então vamos fazer juntos, agora você tenta). Certifique-se de que, ao delegar uma tarefa, a pessoa tenha as ferramentas e habilidades de que precisa para concluí-la – ou forneça uma maneira de trabalhar nessas habilidades.
Por exemplo, se você pedir a alguém para usar uma ferramenta específica que nunca usou antes para concluir uma tarefa, certifique-se de que há um plano para que ele se familiarize com a ferramenta primeiro.
5. Delegar responsabilidade * e * autoridade
Você provavelmente já passou por uma situação em que foi responsável por alguma coisa, mas não se sentiu totalmente capacitado para tomar decisões. Com isso, o trabalho fica travado, você precisa pedir ajuda, e a tarefa toma mais tempo tanto do funcionário quanto do gerente.
Os gerentes que falham em delegar responsabilidades além de tarefas específicas acabam se reportando a seus subordinados e fazendo parte do trabalho. Por outro lado, deveria acontecer o contrário, o subordinado deveriam se reportar ao seus gerentes.
Promova um ambiente e uma cultura onde as pessoas sintam que podem tomar decisões. Dessa forma, é importante fazer perguntas e dar os passos necessários para concluir o trabalho.
6. Verifique o trabalho e forneça feedback
Não há nada pior do que um gerente que delega algo a um funcionário e depois culpa o funcionário quando algo dá errado. Portanto não seja esse gerente.
Verifique o trabalho que você delegou aos seus funcionários quando estiver concluído. Com isso, certifique-se de que eles o fizeram corretamente e forneça o feedback necessário para melhorar ao lidar com a tarefa no futuro.
7. Diga obrigado
Quando alguém concluir uma tarefa ou projeto que você delegou, mostre uma verdadeira admiração por isso e indique coisas específicas que ele fez certo ou bem. Quando você toma nota dessas pontos, está dando às pessoas um roteiro do que elas devem continuar a fazer para ter sucesso.
Esta é a etapa mais simples, mas uma das mais difíceis para muitas pessoas aprenderem. Isso inspirará lealdade, proporcionará satisfação real pelo trabalho realizado e se tornará a base para aconselhamento e avaliações de desempenho.
Os benefícios de aprender a delegar tarefas
Se você delega bem, pode aumentar a confiança e o compromisso com seus funcionários, melhorar a produtividade e garantir que as pessoas certas estejam executando as tarefas que melhor lhes convêm.
Portanto, não tenha medo de passar o bastão. Pode ser necessário um pouco de prática para se tornar um grande delegador, mas se você trabalhar nisso, todos irão mais longe
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