Videoconferência junto com o Home Office se tornou uma prática muito explorada nestes últimos meses, por conta da pandemia que estamos vivendo atualmente. Forçando alguns empreendedores a liberarem seus funcionários para trabalharem de casa como medida preventiva. Porém, você sabe quais são as melhores ferramentas para fazer reuniões com sua equipe?
Existem diversas ferramentas para realizar uma reunião de videoconferência, causando uma confusão sobre qual irá lhe atender melhor. Por isso a seguir mostraremos algumas delas e suas funcionalidades:
O Skype é um dos serviços de chamadas de áudio e vídeo mais famosos. Frequentemente, essa ferramenta da Microsoft, é vista como uma forma de manter contato com amigos e familiares somente. Mas, como é permitido ligações com até 50 participantes, também pode ser utilizado para reuniões de trabalho. Não é necessário se cadastrar no Skype para participar de uma reunião, simplesmente o acesso pode ser feito por um link.
O navegador também permite o uso do Skype, sem que seja necessário, baixar o aplicativo. Assim, sem o aplicativo instalado, se torna muito mais fácil conversar com as pessoas, já que você pode simplesmente convidá-los para participar usando seu endereço de e-mail.
Como seria de esperar, ele também comporta da a chance de compartilhar tela e, para deixar você mais concentrado em quem está falando com você, existe a opção de desfocar automaticamente os fundos. Nesse sentido, outros recursos úteis incluem legendagem ao vivo de conversas e a capacidade de gravar bate-papos.
Para reuniões empresariais com uma maior capacidade de usuários, a Microsoft disponibiliza o Skype For Business. Dessa forma, nesta versão é possível criar reuniões com até 250 pessoas, também possuindo algumas funções exclusivas, como: Compartilhamento de documentos e edição durante a apresentação, isso é possível pela integração como Office 365 Enterprise. Além disso, o Outlook permite agendar reuniões direto do seu calendário.
Em um aplicativo, o Microsoft Teams permite que os usuários agendem reuniões de vídeo ou áudio com uma única pessoa ou equipe. Além disso, os administradores também podem organizar webinars e grandes reuniões com até 10.000 participantes.
É um excelente canal de comunicação empresarial e educação, criado pela Microsoft. O plano gratuito dessa ferramenta, permite criar uma videoconferência com até 250 pessoas. Além disso, entre os recursos, estão a edição colaborativa de documentos da Microsoft, como: Word, Excel, Power Point, compartilhamento de tela, várias integrações disponíveis (Trello, OneNote, Planner e muito mais). Também sendo possível criar chamadas em grupo, chamadas individuais, possuindo também canais de mensagens seguindo este mesmo princípio. Por último, o Skype for Bussines tem planos para ser trocado pelo Teams, isso já foi anunciado pela própria Microsoft.
Zoom é uma ferramenta de videoconferência com o foco em ambientes corporativos, suportando reuniões com até 1000 participantes e webinars com público de 10 mil usuários. Primeiramente para utilizar é muito simples, basta o administrador criar um link ou enviar por e-mail e depois é só acessar o link, não precisa criar uma conta. Após apertar no link, apenas informe seu nome para entrar. No modo gratuito, as reuniões em grupo tem duração de 40 minutos e um limite de 100 participantes apenas.
O Zoom, oferece diversos recursos para reuniões, entre eles: Compartilhamento de tela, gravação da videoconferência em nuvem, quadro de anotações, bate-papo em tempo real e controle de microfones.
É possível salvar as reuniões de forma local ou se preferir, na nuvem, junto com as reproduções que têm texto disponível para pesquisa para trabalhar. Além disso, a colaboração é incorporada com a capacidade de os participantes compartilharem suas telas e trabalharem juntos fornecendo suas próprias anotações, conforme necessário.
O Google Meet , anteriormente conhecido como Google Hangouts Meet, faz parte da plataforma de produtividade de escritório do Google Workspace (anteriormente conhecida como G Suite). Tendo desfrutado de uma recente mudança de marca, o Google Meet tem como objetivo fornecer um serviço de conferência de primeira classe.
Desenvolvido especificamente para as necessidades de negócios, ele pode atender a um grande número de usuários ao mesmo tempo e também usa participação inteligente e uma interface rápida para reduzir a necessidade de espera.
Como uma versão aprimorada do Google Hangouts padrão, o Google Meet visa facilitar o trabalho com clientes externos. Ele faz isso primeiro ao fornecer uma experiência de aplicativo da web, o que significa que não há software para download. Em segundo lugar, também fornece um número de discagem dedicado. Assim, significa que os funcionários em trânsito podem participar, garantindo também que a qualidade da linha seja mantida e que não haja desistências.
Existe também uma vantagem a mais. Sendo uma plataforma do Google Workspace, usar dados de outros aplicativos Google, torna a experiência do usuário mais fácil. Não somente do Google Agenda, não apenas para planejar reuniões, mas também configurar informações de eventos conforme necessário quando os usuários fazem login.
Em última análise, o Google Meet é uma plataforma de conferência de nível empresarial séria que não exige grandes custos iniciais de hardware, tornando-o especialmente acessível para empresas de qualquer tamanho.
Esta é uma ótima opção para equipes de tamanho médio. A Whereby disponibiliza reuniões de vídeo online sem quaisquer dificuldades, apenas com um link e identificando seu nome, já é possível entrar em uma chamada.
Em sua versão gratuita existem diversas funções, como acesso móvel e desktop, compartilhamento de tela, integração com vídeos do Youtube e até 4 participantes na sala. Por outro lado, em sua versão mais cara existem alguns recursos a mais, como colocar até 50 participantes em uma reunião online, gravação de chamada, integrações com calendário, Trello, Google Drive e Youtube.
A Miro é uma plataforma de quadro colaborativo on-line com o objetivo de reunir equipes a qualquer hora e em qualquer lugar. Esta ferramenta tem algumas utilidades a mais, e os integrantes da chamada podem administrá-las.
Ela funciona com uma chamada de voz, sem vídeos. Os usuários que estão dentro da chamada, podem criar fluxogramas de trabalho, mapas mentais, notas e muito mais. Possuindo também, diversas integrações, como: Dropbox, Google Suíte.
Esta ferramenta libera um plano gratuito com algumas limitações de usuários e funções. Muitas pessoas não conhecem a Miro, por ser de fora, mas é uma ótima opção para você que está montando um projeto e precisa do envolvimento dos seus colaboradores e principalmente uma ajuda visual.
O trabalho em home office teve um crescimento absurdo nesses últimos 2 anos. No atual cenário de pandemia que estamos vivendo, onde é necessário evitar aglomeração de pessoas e manter distância um dos outros sempre que possível, temos visto que muitas empresas estão adotando como medida preventiva a liberação de seus funcionários para que trabalhem em casa, através do Regime Home Office.
Mas para que você tenha um bom rendimento de trabalho, é preciso tomar alguns cuidados:
Instale a tecnologia de qualidade para trabalhar em home office
Alguns recursos mínimos serão necessários para que você esteja apto para fazer o home office: estar sempre disponível, através de telefone e tendo boa conexão de internet, e ter em mãos as ferramentas necessárias para desempenhar o seu trabalho, a exemplo de um notebook com os softwares e acessos necessários.
Mesmo que você ame trabalhar em casa, se a conexão for ruim ou todo o sistema que você usa for desatualizado, esse trabalho pode ser frustrante.
Imagine você no meio de uma reunião importante, por um dos aplicativos de videoconferência e do nada sua conexão cai. Ou seus equipamentos não são atualizados o suficiente, e sua imagem e sua voz não saem de forma clara. Imaginou o quanto pode ser frustrante quando isso acontece? Por isso, tenha em mente que ter uma tecnologia adequada é extremamente importante para trabalhar em home office.
Esteja preparado para seu dia de trabalho em home office
Não é porque você está no conforto da sua casa, que seu trabalho não deva ser levado a sério. Suas tarefas ainda são as mesmas, bem como o prazo para cumpri-las.
Não é necessário se vestir tão formalmente quanto você deveria para trabalhar, mas um mero ato de trocar de roupa lhe dará um sinal para acordar e terminar o trabalho.
Nossos cérebros são programados de forma a aceitar sugestões de nossa perspectiva social e pessoal ao tomar uma decisão. Quando você se veste para o trabalho, dá ao cérebro uma razão para fazê-lo. É como um alarme real que pode mantê-lo alerta ao longo do dia.
Vestir-se inclui todas as tarefas baseadas na aparência – tomar banho, pentear o cabelo e o mínimo de maquiagem. Esses fatores fazem você parecer apresentável .
Como você pode se permitir vestir roupas mais confortáveis, aproveite, mas com bom senso! Pode ser que você tenha que participar de reuniões virtuais, então esteja preparado! Evite ficar de pijamas, isso pode ajudar você a entender que o descanso acabou e é hora de ser produtivo, mantendo sua confiança e evitando a preguiça!
Deixe as horas de trabalho bem definidas
Mesmo que você não tenha que “bater cartão”, é importante definir seus horários de início, intervalos e término de trabalho, pois disciplina você a cumprir seu horário de trabalho, e evita que você ultrapasse sua carga horária.
O equilíbrio geral entre a vida pessoal e profissional é um fator muito importante quando se trabalha em casa. Sua vida pessoal é tão importante quanto sua vida profissional.
Você deve sempre fazer uma rotina de seus dias de trabalho e horários de trabalho . Deve ser preparado de uma forma que você possa acompanhar com facilidade.
Se você planeja trabalhar 8 horas seguidas em um dia de trabalho, das 10h às 18h, certifique-se de seguir sua programação.
Você pode ter dias em que precisa terminar uma pilha de trabalho; Nesse caso, você pode recorrer à comunicação com seu gerente para uma extensão ou você pode estender seu tempo de trabalho para esse dia específico, pois um dia pode ser considerado.
Mas fazer isso diariamente pode ser prejudicial, pois trabalhar além do tempo pode estressá-lo, tanto física quanto mentalmente.
Se você não seguir um horário de trabalho organizado , também perderá sua vida social.
Pausas são extremamente importantes no trabalho em home office
É comum quando trabalhamos em casa, estando focados, perdermos a noção do tempo, e nos esquecermos de realizar pequenas tarefas que comprometem nossa qualidade de vida. Reserve momentos para se levantar, se alongar, beber água, ir ao banheiro, e até ter atenção ao interromper seu trabalho no horário programado, ao término do dia.
Quando você está no escritório, é muito comum ansiar por pausas para relaxar a mente. Mas em casa a estrutura é diferente.
Você está mais trabalhando em uma situação de pausa, mas não está fazendo pausas . Isso significa que uma casa é um lugar para onde vamos, depois do trabalho.
Mas quando você começa a operar em casa, tudo fica bagunçado.
Seu tempo de trabalho pode ficar confuso com suas pausas. É por isso que você deve definir um tempo preciso para os intervalos.
Não drene os músculos do cérebro sentando-se constantemente em um lugar para trabalhar. O estresse pode se apoderar de você em qualquer lugar.
Basta mover-se e manter-se ativo ao longo do dia.
Faça pausas em intervalos definidos, caminhe, brinque com seu animal de estimação ou talvez ouça alguma música. Você também pode tirar cochilos curtos ou fazer exercícios respiratórios para ser mais consciente e eficiente ao longo do dia.
Liste suas tarefas diárias
Não deixe de utilizar sua agenda! Ter suas tarefas listadas ajuda a manter o foco no que precisa ser feito e saber quais delas devem ser priorizadas. Fica fácil enxergar tudo o que foi concluído e o que deve ser adiado para outro dia.
Trabalhar remotamente recomenda que você acompanhe como você gasta cada hora do dia. O auto-rastreamento permite que você entenda quando está mais produtivo e também onde está desperdiçando seu precioso tempo.
A criação de uma lista de tarefas permitiria que você acompanhasse seu progresso com eficiência. Você pode então escolher fazer as tarefas mais críticas em suas horas produtivas precisas.
Você pode criar a lista de acordo com sua preferência. Deve-se tratar a tarefa crítica como a mais alta prioridade e deve-se trabalhá-la o mais cedo possível.
E designe o maior período de tempo para o mais difícil.
Enquanto você constrói sua lista, pense nas metas de longo prazo – terminar um grande projeto, assim como nas metas de curto prazo – as tarefas que levam a essa grande meta. Conforme você está completando uma meta após a outra, marque-as fora da lista, indicando que você está fazendo progresso.
Isso mantém o seu foco intacto, melhorando assim o seu conhecimento e fazendo com que o trabalho pareça possível. E você está ansioso para cumprir o resto das funções.
Use aquilo que já existe para suas reuniões
Use a tecnologia a seu favor! Hoje existe uma série de programas que permitem a realização de reuniões de trabalho remotamente, permitindo que você se comunique com seus colegas, clientes e fornecedores da mesma forma como se estivesse “frente a frente”, podendo ainda compartilhar sua tela de trabalho, arquivos, mensagens. Alguns exemplos de programas são Skype, Slack, Zoom, Google Hangouts ou mesmo o WhatsApp.
Escolha um local adequado para seu trabalho em home office
Qual é a melhor coisa de trabalhar em casa? Muito provavelmente, o nível de conforto.
Mas, você sabia que esse conforto pode vir à custa de perda de produtividade, foco e metas?
Por mais que trabalhar em casa seja uma conveniência para muitos, pois eles podem se enfiar na cama ou no sofá, torna-se realmente difícil resistir à tentação de dormir com nossa rotina de sono não tão saudável.
Você pode sentar-se em qualquer lugar, começar a trabalhar em sua lista de tarefas e, de repente, um filme ou anúncio passa na TV. Qual é a sua reação instantânea?
Você se vira e dá uma espiada, criando assim uma distração. É provável que isso aconteça de vez em quando, se você escolher um local aleatório para trabalhar. As distrações fluirão de todas as maneiras.
Portanto, ter um espaço em particular só para você fará absolutamente um ótimo negócio.
Reserve um espaço para trabalhar onde você possa manter o foco, evitando se dispersar com a rotina da sua casa. As pessoas ao seu redor devem entender que apesar de você estar em casa, não está “disponível”, enquanto estiver trabalhando.
É bom manter a televisão desligada e evitar usar a internet para uso pessoal.
Se exercite e preocupe-se com seu conforto
Uma maneira de aumentar seu desempenho no trabalho é ser proativo. E o exercício regular pode ajudá-lo a ser isso.
Adotar o hábito de praticar exercícios é benéfico tanto para sua vida pessoal quanto profissional. Você aumenta o fluxo sanguíneo para o cérebro durante o treino , o que ajuda ainda mais a aguçar sua mente e mantê-lo alerta.
Todo o conceito de trabalho em casa deu origem ao isolamento social que afetou a saúde mental em grande medida das pessoas. Nesse caso, ficar em forma deve ser considerado a prioridade máxima.
O exercício aumenta seus níveis de endorfina, o que aumenta seus níveis de felicidade, prazer e interesse – todos importantes para produzir bons resultados no trabalho e na vida.
Manter uma boa postura é uma necessidade adicional que vem dos alongamentos regulares.
Tente tirar algum tempo e fazer exercícios, mesmo que seja por 15 minutos. Movimente os músculos ou faça uma longa caminhada, o que parecer viável para você.
Comece o dia com um exercício, em um ambiente não caótico. Ele prepara você para enfrentar os desafios ao longo do dia.
Mas torná-lo um hábito lhe traria imensos benefícios pelos quais você seria grato no futuro. Você começaria a ver a diferença que isso faz.
Preocupe-se também com o seu conforto, mas também com a sua saúde e segurança. Procure manter-se sentado com a coluna ereta, em cadeira e mesa confortáveis, ao invés de sofás ou camas. A Tela do Computador deve estar na altura dos olhos, e os pés encostados no chão.
O trabalho em home office pode ser produtivo
Viu só? Com pequenos cuidados, você passará por essa fase de turbulência, sem deixar a produtividade e ainda aproveitando os benefícios de se estar na sua própria casa, no conforto do seu lar, que é, no fim das contas, onde sempre desejamos estar.
Delegar tarefas é um dos grandes desafios, e tem uma forma de exemplificar isso. Um dos esportes mais curiosos nas olímpiadas, é a corrida de revezamento em pista. Os corredores tem que passar um bastão a 38km/h em média enquanto o corredor da frente já está em movimento em suas pistas. E eles fazem com que isso pareça incrivelmente fácil. Mas, na verdade, o que eles estão fazendo é extremamente difícil. E é muito parecido com delegar com eficácia.
Delegar tarefas parece fácil – e outras pessoas que sabem fazer isso muito bem, fazem com que pareça fácil – mas passar o bastão com eficácia requer muita confiança, comunicação e coordenação. Ainda assim, se você aprender a delegar – e você fizer isso bem – todos em sua equipe ganham.
Por que é importante delegar?
Como líder, delegar é importante porque você não pode – e não deve – fazer tudo sozinho. Quando você delega, isso ajuda sua equipe. Ela fica mais confiante e ajuda também no avanço profissional das pessoas que trabalham com você. Quando você se torna um líder, você sabe como reconhecer quem sabe e quem não sabe fazer algumas tarefas ou projetos
É claro que delegar tarefas pode aliviar sua carga de trabalho, mas delegar é muito mais do que apenas tirar as coisas do seu prato.
Nesse sentido, todos que trabalham com você podem desenvolver novas capacidades além de ganharem novos aprendizados. Portanto os prepara para mais responsabilidades no futuro.
A delegação também pode ser um sinal claro de que você respeita as habilidades de seus subordinados e de que confia em sua discrição. Os funcionários que se sentem confiáveis e respeitados tendem a ter um nível mais alto de comprometimento com seu trabalho, sua organização e, principalmente, seus gerentes.
Por que os gerentes falham em delegar
Embora os benefícios da delegação sejam óbvios e numerosos, muitos gerentes ainda não conseguem delegar tarefas com eficácia. A realidade é que existem vários mitos e conceitos errados sobre delegar que podem fazer com que alguns líderes tenham medo de passar o trabalho para outros.
Eles acham que delegar tarefas é apenas passar o trabalho para outra pessoa
Os gerentes costumam confundir delegação com dispensa de trabalho. Então, eles não fazem isso e acabam perdendo seu tempo, bem como o tempo e os recursos da empresa.
Delegar tarefas pode ser uma chance de tornar as cargas de trabalho mais gerenciáveis, mas, mais do que isso, pode fornecer oportunidades de ensino realmente valiosas para seus funcionários.
A delegação não é um sinal de fraqueza; é um sinal de um líder forte.
o efeito de auto aprimoramento , que é a tendência de um gerente em avaliar um produto de trabalho mais fortemente quanto mais ele está envolvido em sua produção.
a fé no efeito da supervisão , que é quando as pessoas têm a tendência de pensar que o trabalho realizado sob o controle de um supervisor é melhor do que o trabalho realizado sem tanta supervisão.
Fique atento a esses preconceitos em seu trabalho. Eles podem ser um sinal de que você precisa se concentrar em construir mais confiança em sua equipe.
Eles estão nervosos em deixar ir
Deixar ir pode ser desafiador, mas aceitar que você não pode fazer tudo sozinho é importante.
Desistir de ser o ‘especialista de referência’ exige muita confiança e perspectiva, mesmo nos ambientes mais saudáveis. Lembre-se de que sua equipe quer fazer um bom trabalho e ter sucesso assim como você. Dessa forma, se seus funcionários forem bem-sucedidos, você será bem-sucedido.
Eles estão preocupados que delegar as tarefas demore mais do que apenas fazer o trabalho
Outro obstáculo que geralmente pode aparecer, é a demora para ensinar alguém da sua equipe como fazer uma atividade, ao invés de você mesmo fazer ela.
E embora isso possa ser verdade na primeira vez que você delega a tarefa, depois de algum tempo, a sua dedicação em algumas tarefas ou projetos, automaticamente diminui, já que você não precisa estar tão presente nela.
Imagine que levará oito horas para mostrar para alguém da sua equipe como determinada atividade deve ser feita todas as semanas. Sendo que geralmente leva bem menos tempo para concluí-la.
Depois de decorridas oito semanas após ter treinado outra pessoa para fazer a tarefa por você, você terá recuperado o tempo que gastou treinando e agora terá uma hora extra a cada semana.
Com essa hora extra, você pode se concentrar em um trabalho mais importante, como estratégia, coaching ou desenvolvimento – as coisas que os líderes devem fazer.
Como determinar quando delegar alguma tarefa é apropriado?
Outra barreira comum à delegação é que os líderes não têm certeza de quais tarefas devem ou não delegar. Na carga de trabalho de cada gerente – especialmente os novos – há provavelmente tarefas que você deve realizar e tarefas que deve delegar.
Portanto é recomendado realizar uma auditoria de suas tarefas usando as regras abaixo para descobrir quais de suas tarefas devem ser delegadas:
Minúsculas:
Tarefas minúsculas são pequenas coisas que levam apenas um pouco de tempo para serem concluídas, mas aumentam com o tempo. Isso pode ser coisas que um assistente pode fazer: agendar reuniões, reservar voos para viagens de negócios ou excluir spam / e-mails de marketing de sua caixa de entrada.
Tediosas:
Tarefas tediosas são tarefas irracionais, como copiar e colar informações do lead de sua ferramenta de automação de marketing para seu CRM. Tarefas tediosas requerem pouca habilidade e podem ser facilmente delegadas.
Consome tempo:
As tarefas demoradas são oportunidades de dividir o trabalho em partes menores e delegar partes do trabalho a outras pessoas. Então se você executa regularmente uma tarefa que leva muito tempo, procure oportunidades de repassar segmentos dessa tarefa para outras pessoas.
Aprendiz:
Você tem tarefas que poderia facilmente ensinar outra pessoa a realizar? Se uma tarefa é inteiramente ensinável – se não requer experiência que só você pode fornecer – é válido delegar tarefas que tem essa característica.
Terrível em:
Talvez você não tenha habilidades de design, então leva seis vezes mais tempo para criar gráficos para seus posts do que um designer profissional. É melhor delegar essa tarefa a alguém mais equipado para fazer o bem o trabalho e com rapidez.
Sensível ao tempo:
Talvez fosse melhor se você lidasse com todas as tarefas pertencentes a um projeto urgente, mas se você não tiver tempo para concluí-lo fazendo tudo sozinho, é hora de encontrar maneiras de delegar partes dessa tarefa para outros membros de sua equipe.
Além disso, você pode precisar delegar tarefas que adora fazer, mas que não faz mais parte do seu trabalho.
Se você recentemente assumiu uma função de liderança, pode ter projetos favoritos de seus dias como colaborador individual, mas se agora for função de outra pessoa concluir essas tarefas, é hora de delegar e ensinar essa pessoa a fazer isso por você.
Como Delegar Tarefas Efetivamente
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a delegar de forma eficaz para que sua equipe compartilhe a carga de trabalho e faça progressos que beneficiem a todos.
1. Escolha a pessoa certa para o trabalho
Parte de ser um bom líder é entender os pontos fortes, fracos e preferências de seus funcionários. Então, se você precisar delegar uma tarefa que exigirá muita colaboração para ser concluída, não a delegue a alguém que prefere trabalhar sozinho. Delegue a alguém que prefira colaborar.
Se você conduziu a auditoria recomendada no tópico acima, pode ter uma lista de tarefas que deseja delegar. Dessa forma, você pode considerar sentar-se com sua equipe, examinar a lista e deixar que as pessoas selecionem as tarefas que estão mais interessadas em assumir.
Permitir que as pessoas escolham as tarefas que lhes são delegadas é outra maneira de construir confiança e inspirar o engajamento entre sua equipe.
2. Explique por que você está delegando
Se você está delegando uma tarefa a alguém do nada, é realmente útil quando você fornece o contexto de por que está atribuindo essa responsabilidade a essa pessoa.
Quando você selecionar pessoas para delegar, diga a elas por que você as escolheu especificamente e como você espera que isso as ajude a crescer. Assim, mostre cada tarefa que você está delegando e mostre que essa é uma chance de terem mais obrigações ou ampliar novas capacidades.
3. Forneça as instruções corretas
Todo bom líder que delega, fornece informações básicas e importantes sem micro gerenciamento. Portanto é necessário que você delegue resultados em vez de métodos:
Por exemplo, diga: “Aqui está o que estamos fazendo. Aqui está o que procuramos. Quero que você receba a venda” ao invés de “Acompanhe essas ligações”.
Diga aos funcionários quais são seus objetivos ou marcos que você espera atingir e deixe-os resolver o problema à sua maneira. Ou seja, não procure perfeição ou micro gerenciamento; outra pessoa pode concluir uma tarefa de maneira diferente da sua. Contanto que você obtenha o resultado que procura, tudo bem.
4. Fornecer recursos e treinamento
Você deve garantir que a pessoa encarregada de um trabalho ou projeto tenha as ferramentas e os recursos de que precisa para ter sucesso.
Uma boa regra de treinamento é “eu faço, nós fazemos, você faz” (ou seja, me veja fazer isso, então vamos fazer juntos, agora você tenta). Certifique-se de que, ao delegar uma tarefa, a pessoa tenha as ferramentas e habilidades de que precisa para concluí-la – ou forneça uma maneira de trabalhar nessas habilidades.
Por exemplo, se você pedir a alguém para usar uma ferramenta específica que nunca usou antes para concluir uma tarefa, certifique-se de que há um plano para que ele se familiarize com a ferramenta primeiro.
5. Delegar responsabilidade * e * autoridade
Você provavelmente já passou por uma situação em que foi responsável por alguma coisa, mas não se sentiu totalmente capacitado para tomar decisões. Com isso, o trabalho fica travado, você precisa pedir ajuda, e a tarefa toma mais tempo tanto do funcionário quanto do gerente.
Os gerentes que falham em delegar responsabilidades além de tarefas específicas acabam se reportando a seus subordinados e fazendo parte do trabalho. Por outro lado, deveria acontecer o contrário, o subordinado deveriam se reportar ao seus gerentes.
Promova um ambiente e uma cultura onde as pessoas sintam que podem tomar decisões. Dessa forma, é importante fazer perguntas e dar os passos necessários para concluir o trabalho.
6. Verifique o trabalho e forneça feedback
Não há nada pior do que um gerente que delega algo a um funcionário e depois culpa o funcionário quando algo dá errado. Portanto não seja esse gerente.
Verifique o trabalho que você delegou aos seus funcionários quando estiver concluído. Com isso, certifique-se de que eles o fizeram corretamente e forneça o feedback necessário para melhorar ao lidar com a tarefa no futuro.
7. Diga obrigado
Quando alguém concluir uma tarefa ou projeto que você delegou, mostre uma verdadeira admiração por isso e indique coisas específicas que ele fez certo ou bem. Quando você toma nota dessas pontos, está dando às pessoas um roteiro do que elas devem continuar a fazer para ter sucesso.
Esta é a etapa mais simples, mas uma das mais difíceis para muitas pessoas aprenderem. Isso inspirará lealdade, proporcionará satisfação real pelo trabalho realizado e se tornará a base para aconselhamento e avaliações de desempenho.
Os benefícios de aprender a delegar tarefas
Se você delega bem, pode aumentar a confiança e o compromisso com seus funcionários, melhorar a produtividade e garantir que as pessoas certas estejam executando as tarefas que melhor lhes convêm.
Portanto, não tenha medo de passar o bastão. Pode ser necessário um pouco de prática para se tornar um grande delegador, mas se você trabalhar nisso, todos irão mais longe
O custo de não saber, pode colocar a sua empresa num abismo total, que depois fica muito difícil sair dele. Acompanha aqui meu raciocínio: O objetivo principal de qualquer empresa é dar lucro (sempre que possível e cada vez mais). E para isso acontecer, a conta é simples! Ou vendemos mais, e/ou com preços melhores. Ou reduzimos nossos custos e despesas.
Dentro disso tudo, existe um inimigo em comum que todos os empresários têm ou ainda terão! Esse inimigo é tão perigoso que ele é responsável por você não saber quais os custos estão impactando no crescimento do seu negócio, quais estão roubando seu lucro, e quais poderiam ter sido reduzidos.
O inimigo em comum
O inimigo que estou falando é o custo de não saber e esse é o custo mais destrutivo em todos os negócios.
Você pode não acreditar! Mas eu já perdi a conta de quantos empreendedores criaram seu negócio e ficaram tão empolgados com toda a ideia de negócio que só se preocupam em vender e realmente conseguiram fazer isso com maestria, obtiveram altas receitas. Mas chega no final do mês e não tem lucro, mesmo vendendo muito!
E quando isso acontece muitos acham que é só sair cortando custos e despesas para todos os lados. Mas não é bem assim, o verdadeiro desafio está justamente em saber quais deles de fato podem ser reduzidos, uma vez que reduzir custos e despesas de qualquer jeito, fazendo cortes de forma aleatória e sem foco, prejudica a qualidade dos seus produtos e serviços, e pode acarretar na geração de custos ainda maiores.
Não vai adiantar nada melhorar seus ganhos e ter as melhores táticas de vendas se todos os outros custos, aumentam cada vez mais. Em tempos de crise econômica, formas de reduzir os custos do negócio tornam-se ainda mais necessárias – o que pode levar a medidas desesperadas e nem sempre eficazes.
Portanto, é extremamente relevante, entender alguns tipos de estratégias que reduzem os gastos e que poderiam ser aplicadas em sua empresa.
Por que a redução de custos é importante em um negócio?
Para uma empresa crescer, isso depende não somente de quanto ela produz em relação aos seus produtos ou serviços, mas também de quanto gasta.
Um negócio pode alcançar diversas vendas e deixar seus clientes satisfeitos, mas se seus gastos forem maiores (ou ficarem próximos) do valor que você vende seus produtos, sua empresa não crescerá.
Portanto, quando falamos em reduzir as despesas, parece que essa é sempre a principal preocupação de todo empresário. Mas não adianta cortar os gastos sem ter um plano de ação adequado para isso.
Em primeiro lugar, você precisa fazer algumas perguntas:
Eu realmente conheço as despesas da minha empresa?
Qual seria o impacto da redução de cada um deles em nossas atividades?
Isso poderia ter consequências negativas? Ou positivo?
Quais setores serão afetados e como?
Portanto, o primeiro passo antes de colocar em prática qualquer exemplo de estratégia de redução de custos é simplesmente este: compreender profundamente a gestão de custos do seu negócio.
Afinal, não resolve nada tentar diminuir as despesas em tarefas que não farão tanta diferença, ou até mudar alguns processos que diminuem o valor do seu produto e suas qualidades.
Afinal, quais são os custos?
É preciso entender que custos e despesas são conceitos diferentes.
Despesas são aquelas necessárias para que uma empresa continue a funcionar, ou seja, salários de administração, publicidade, marketing, etc.
Os gastos estão ligados à entrega de produtos ou serviços, como a aquisição ou produção de bens, matérias-primas, mão de obra, eletricidade, depreciação de máquinas, impostos, entre outros.
As despesas são divididos entre as despesas fixas, que são aqueles que não estão ligados com o quanto a empresa consegue produzir, e as despesas variáveis, aquelas que alteram de acordo com a produção (compra de matéria-prima, desgaste da máquina, custo do combustível para entregas, etc.).
Quanto é o custo de não saber?
Então pensa aí quanto não saber te custa a cada dia? E no mês? E ao término do ano? Quando faltar dinheiro no seu caixa, pode ser que você não faça a mínima ideia de como chegou nesse ponto, como realmente acontece com grande parte dos empresários.
Por isso a informação é extremamente valiosa para o seu negócio. Então agora irei mostrar como realizar a verdadeira gestão de redução de custos e despesas.
Até mesmo porque quando é feita incorretamente, interfere diretamente nos resultados planejados.
Quando você começa a refletir, fazendo as perguntas certas, sua mente começa a clarear e as informações importantes vão aparecendo.
Gestão de custo
É por isso que deixo aqui os 2 grandes passos para se realizar a verdadeira Gestão de Redução de Custos e Despesas:
Conheça os Custos e Despesas do seu Negócio.
Quais são os valores médios praticados? Eles ocorrem com que frequência? O quanto representam sobre as receitas?
Entenda qual é a relação entre receitas e gastos praticados
São gastos indispensáveis? Estão sendo realizados em excesso? Podem reduzí-los? Ao diminuí-los, quais serão os impactos gerados sobre as receitas? E sobre o desempenho das atividades?
Fazer Gestão de Custos vai muito além de simplesmente cortar gastos. É preciso entender profundamente o custo de não saber e quais custos devem ser reduzidos de forma eficiente, mantendo o seu negócio em pleno funcionamento, com clientes satisfeitos e crescimento
E agora que você tem todas essas informações, está na hora de colocar a mão na massa! Lembrando que não recomendamos que você tome qualquer decisão sem o auxílio de um profissional. Não economize nesse sentido, porque o barato pode sair muito caro.
Além do que se você é empresário ou empreendedor, seu tempo é muito valioso e precisará aproveitá-lo ao máximo, por isso não fique com o pé atrás na hora de pedir ajuda.
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